VERIFACTU: todo lo que necesitas saber sobre el nuevo sistema de facturación verificable

Obvia decir que en los últimos años, la Agencia Tributaria (AEAT) ha reforzado su estrategia de digitalización y control del cumplimiento fiscal, especialmente en lo que se refiere a la facturación y la trazabilidad de las operaciones económicas. 

En este contexto, se enmarca el desarrollo del sistema VERIFACTU, que va a suponer una nueva forma de entender la emisión de facturas que combina tecnología, control en tiempo real y lucha contra el fraude.

Por ello, en los próximos meses empresas y autónomos de toda España tendrán que adaptarse a uno de los cambios más relevantes en materia de facturación de los últimos años: la implantación del sistema VERIFACTU. Si tienes una actividad económica, este nombre te va a sonar mucho. Aquí te explicamos de forma clara qué es, cuándo entra en vigor, a quién afecta, y en qué se diferencia del SII o de la factura electrónica obligatoria (FEO).

1. ¿Qué es VERIFACTU y para qué sirve?

VERIFACTU es el nombre que la Agencia Tributaria ha dado a un nuevo sistema de facturación electrónica verificable, diseñado para asegurar la integridad, trazabilidad y conservación de cada factura emitida por empresarios y profesionales.

 La idea es sencilla pero contundente: cada factura debe quedar registrada con una huella digital (QR) que garantice que no ha sido manipulada después de su emisión.

Este sistema forma parte del desarrollo reglamentario del artículo 29.2.j) de la Ley General Tributaria, introducido por la Ley 11/2021 de medidas antifraude. Su finalidad es eliminar el software de doble uso, mejorar el control fiscal y facilitar la lucha contra el fraude, en definitiva, luchar contra la pérdida de recaudación.

2. ¿Qué es un SIF y qué es exactamente un sistema VERIFACTU?

Para entender VERIFACTU, antes debemos entender qué es un SIF, o Sistema Informático de Facturación. Es cualquier software o programa que utilizamos para generar facturas, ya sea un programa comprado, uno hecho a medida o una plataforma en la nube, o incluir una hoja Excel o un procesador de texto.

El Reglamento que desarrolla el art. 29.2.j) (Real Decreto 1007/2023, modificado por RD 254/2025) exige que todos los SIF cumplan requisitos funcionales y técnicos muy estrictos que aseguren: 

• La integridad y trazabilidad mediante:
  • La firma y encadenamiento de los registros de facturación mediante un hash criptográfico.
  • La asignación de un identificador único a cada factura.
  • El registro automático de la fecha y hora de generación mediante un reloj interno no manipulable.
  • La prohibición de funciones de borrado, alteración o reordenación no trazada

• La exportabilidad y la conservación mediante:
  • La capacidad de generar un registro estructurado (XML/JSON) conforme a un esquema normalizado publicado por la AEAT.

• La conservación íntegra de los registros durante al menos 6 años, con acceso inmediato para la AEAT.

• La existencia de un registro de eventos o «log» de auditoría.

Pues bien, cuando un SIF cumple además con la capacidad de enviar voluntariamente esas facturas a la AEAT, hablamos de un sistema VERIFACTU., en est caso deberá:

• Permitir el envío automático o voluntario de cada factura emitida o de su registro estructurado a la AEAT, a través de web service.
• Incluir un código QR en la factura, con los datos mínimos exigidos (NIF emisor, número de factura, fecha, importe, firma, etc.).
• Incluir una leyenda específica visible en la factura Que diga “Factura verificable por la AEAT. Código QR incluido. Generada conforme al sistema VERIFACTU.”

Por tanto podemos decir que:

• Todos los VERIFACTU son SIF,
• pero no todos los SIF son VERIFACTU.

3. ¿Es obligatorio el uso de VERIFACTU? ¿Cuándo entra en vigor?

A día de hoy, VERIFACTU tiene carácter voluntario. Pero eso está a punto de cambiar.

El calendario normativo ha sido ampliado por el Real Decreto 254/2025, de 1 de abril, respecto del establecido inicialmente, siendo los plazos los siguientes:

• Se amplía hasta el 1 de enero de 2026, respecto de la fecha inicialmente prevista de 1 julio de 2025 la  obligación para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades.
• Por su parte, cuando se trate del resto de los obligados tributarios (personas físicas, entidades sin ánimo de lucro, etc,  el plazo límite para su aplicación se establece en el 1 de julio de 2026 para facilitar su adaptación 

4. ¿A quién afecta el sistema VERIFACTU?

Afecta a todos los empresarios y profesionales que emitan facturas mediante sistemas informáticos. Es decir:

Autónomos
Sociedades
Profesionales en estimación directa o módulos
Entidades sin ánimo de lucro

• Que NO facturen exclusivamente de forma manual (sin ayuda de SIF). Dicho de otro modo, que utilicen algún SIF para expedir facturas.

• Que NO estén adscritos, de forma obligatoria o voluntaria al Suministro Inmediato de Información o SII. 

• Que NO tengan su domicilio fiscal en los Territorios Históricos de la Comunidad Autónoma del País Vasco o de la Comunidad Foral de Navarra.

Por tanto, solo estarán exentos aquellos que emitan facturas manuales (escritas a mano o a máquina), estén incluidos en el SII o bien tengan su domicilio fiscal en país Vasco o Navarra, o bien no tengan obligación de emitir facturas completas (ciertos regímenes especiales).

5. ¿Cómo funciona VERIFACTU en la práctica?

Un sistema VERIFACTU debe cumplir con los siguientes requisitos técnicos:

• Registrar cada factura con un hash criptográfico único (una especie de huella digital).
• Encadenar cada factura con la anterior, para impedir alteraciones.
• Sellar la factura con la fecha y hora exacta de emisión.
• Incluir en la factura un código QR y una leyenda obligatoria que indique que ha sido generada bajo VERIFACTU.
• Posibilitar el envío voluntario (o automático) a la AEAT del registro estructurado de la factura.

Esto requisitos técnicos exige que los programas de facturación se actualicen o se sustituyan por versiones certificadas.

6. ¿Qué diferencias hay entre VERIFACTU y el SII?

Aquí viene una de las grandes confusiones. El Suministro Inmediato de Información (SII) es un sistema ya vigente, obligatorio para grandes empresas (facturación > 6M€) y grupos de IVA, que obliga a enviar los libros registro de facturas a la AEAT en un plazo máximo de 4 días.

En cambio, VERIFACTU no remite libros, sino que controla la generación de la factura y su integridad desde el mismo instante en que se emite.

7. ¿Es lo mismo VERIFACTU que la factura electrónica obligatoria (FEO)?

No. Aunque ambos afectan a la facturación, son marcos normativos distintos:

• La Factura Electrónica Obligatoria (FEO) está regulada por la Ley 18/2022 (“Ley Crea y Crece”) y su reglamento (en tramitación).
• Afecta exclusivamente a operaciones entre empresas y profesionales (B2B).
• Obliga a emitir, remitir y recibir facturas estructuradas (formato UBL o Facturae).
• Se gestionará a través de una “solución pública de facturación electrónica” desarrollada por la AEAT.

Por tanto, la FEO afecta a la forma de enviar y recibir la factura, mientras que VERIFACTU afecta al modo de generar y registrar la factura. Pueden convivir perfectamente: un software podría generar una factura electrónica estructurada (FEO) bajo un sistema VERIFACTU.

8. ¿Qué ventajas tiene adaptarse pronto al sistema VERIFACTU?

• Evitas el colapso técnico de última hora (muchos programas necesitarán ser modificados).
• Te posicionas mejor ante Hacienda, demostrando cumplimiento proactivo.
• Posibles incentivos administrativos en el futuro (devoluciones más rápidas, menor riesgo de inspección).
• Mejoras tus procesos internos de control y trazabilidad.

9. ¿Qué riesgos hay si no me adapto?

Una vez sea obligatorio, no utilizar un sistema conforme puede suponer una infracción tributaria grave, sancionable con hasta:

• 50.000 € por cada ejercicio para el contribuyente.
• 150.000 € para los desarrolladores o distribuidores de software que no cumplan.

Además, en una inspección, no disponer de los registros exigidos por el reglamento puede invalidar la validez de las facturas.

10. ¿Qué tengo que hacer como empresario o autónomo?

Aquí te dejamos una lista clara de pasos:

Revisa tu software actual de facturación. ¿Está preparado para VERIFACTU?
Habla con tu proveedor informático. Exige por escrito que se adaptará al nuevo reglamento.
Planifica la migración con antelación, antes de finales de 2025.
Forma a tu equipo administrativo en el uso del nuevo sistema.
Contacta con tu asesoría (¡nosotros!) para acompañarte en el proceso.

11. Conclusión

VERIFACTU no es una opción estética ni una recomendación más. Es una obligación legal inminente que transformará el modo en que las empresas facturan en España. Si eres empresario o autónomo, debes tomarlo en serio: anticiparte es proteger tu negocio.

Desde Bisse Asesores te ayudaremos a adaptar tu software, a cumplir con la normativa y a transformar este cambio en una oportunidad para mejorar tus procesos.